Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “Regolamento”) da Conqord Oil S.r.l., con sede legale in Via U. Visconti di Modrone 2, (20122) Milano (MI) (di seguito, “Conqord Oil” o “Società”), in qualità di Titolare del trattamento.

In questa informativa Le illustreremo le finalità e le modalità con cui Conqord Oil raccoglie e tratta i suoi dati personali, quali categorie di dati personali sono oggetto di trattamento, quali sono i diritti degli interessati al trattamento e come possono essere esercitati.

1. Categorie di dati personali

Conqord Oil tratterà suoi dati personali raccolti in occasione dell’instaurazione del rapporto contrattuale e nel corso di detto rapporto. In particolare, Conqord Oil acquisirà le seguenti tipologie di dati personali:

  1. i suoi dati identificativi:
    1. nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale;
    2. indirizzo di residenza, numero telefonico e indirizzo di posta elettronica;
    3. numero fax;
    4. partita iva;
    5. coordinate bancarie (es., IBAN);
    6. ogni altro dato personale necessario ai fini della gestione operativa, amministrativa e contabile del rapporto contrattuale.
  2. dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del Regolamento, quali ad esempio, le informazioni contenute all’interno del suo casellario giudiziario, del certificato carichi pendenti e/o di altre autocertificazioni da Lei fornite e/o richieste da Conqord Oil (di seguito “Dati Giudiziari”).

Infine, sempre per lo svolgimento del rapporto contrattuale, Conqord Oil potrebbe avere necessità di acquisire dati personali di suoi familiari, inclusi soggetti minori; a tal fine sarà fornita loro idonea informativa.

Il conferimento dei dati personali indicati è necessario per consentire l’instaurazione e la successiva prosecuzione del rapporto contrattuale; in difetto, ci sarà impossibile formalizzare e dare esecuzione al contratto.

I Dati sopra indicati saranno trattati dalla Società esclusivamente per le finalità e nei limiti indicati al paragrafo successivo.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

a. Per l’esecuzione del contratto

I suoi dati personali saranno trattati da Conqord Oil per l’instaurazione e l’esecuzione del rapporto contrattuale. A titolo esemplificativo, i suoi dati personali saranno trattati per la gestione contabile ed operativa del contratto.

Per detta finalità, Conqord Oil tratterà tutti i dati personali indicati al punto 1.

b. Per l’adempimento di obblighi di legge

I suoi dati personali saranno trattati da Conqord Oil per l’adempimento di obblighi di legge, quali a titolo esemplificativo, adempimenti di natura fiscale connessi all’esecuzione del contratto.

Per detta finalità, la Società tratterà tutti i dati personali indicati al paragrafo 1.

c. Per valutare l’esistenza di possibile impedimenti all’instaurazione del rapporto contrattuale

I suoi dati personali potranno infine essere trattati dalla Società al fine di valutare l’esistenza delle condizioni minime necessarie per provvedere alla conclusione del contratto di agenzia.

La Società svolgerà tale attività nel rispetto dei principi del Regolamento e per il perseguimento di un proprio legittimo interesse a verificare l’assenza di impedimenti alla futura conclusione del contratto di agenzia.

Per tali finalità, Conqord Oil tratterà tutti i dati personali di cui al punto 1.

3. Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione

Conqord Oil potrà comunicare alcuni suoi dati personali a soggetti terzi dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla gestione del rapporto contrattuale. In particolare, i suoi dati potranno essere comunicati a società esterne che offrono a Conqord Oil servizi amministrativi e logistici, a consulenti esterni, ai soggetti cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge, a Pubbliche Amministrazioni, a enti di previdenza e assistenza, anche sanitaria, ad associazioni sindacali o di lavoratori, ai medici designati dalla Società, alle altre società del Gruppo, siano esse controllanti, controllate o partecipate, società di assicurazione o di riassicurazione, a istituti finanziari e/o di factoring. I suddetti soggetti potranno trattare i suoi dati personali in qualità di responsabili per conto di Conqord Oil o di titolari autonomi nel rispetto delle disposizioni di legge.

L’elenco dei Responsabili del trattamento può essere richiesto a Conqord Oil, scrivendo a privacy.conqordoil@q8.it.

Non è prevista alcuna forma di diffusione dei suoi Dati a soggetti indeterminati.

4. Periodo di conservazione

I dati personali comuni indicati al paragrafo 1, lett. i), saranno trattati da Conqord Oil per tutta la durata del rapporto contrattuale e saranno conservati per un periodo di 11 anni decorrenti dalla cessazione di detto rapporto esclusivamente per finalità connesse all’adempimento di obblighi di legge o alla difesa di diritti di Conqord Oil in sede giudiziaria.

I Dati Giudiziari che la riguardano di cui al paragrafo 1, lett. ii) saranno trattati da Conqord Oil per un periodo di 12 mesi dalla data della relativa raccolta, decorso il quale saranno cancellati.

5. Trasferimento dei Dati fuori dall’Unione europea

I suoi Dati potranno essere trasferiti fuori dall’Unione Europea da parte di fornitori di servizi di cui la Società si avvale per attività connesse alla gestione e all'esecuzione del contratto nonché in occasione della comunicazione dei Dati a società facenti parte del Gruppo. Tale trasferimento, ove ricorra il caso, verrà disciplinato con i fornitori di servizi e con le società del Gruppo mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea con la decisione 2010/87/UE ed eventuali successive modifiche o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento.

Può ottenere informazioni sul luogo in cui i suoi Dati sono stati trasferiti e copia di tali dati, scrivendo a privacy.conqordoil@q8.it.

6. Diritti degli interessati

La informiamo che, in conformità alla vigente disciplina, ha i seguenti diritti:

  • chiedere e ottenere informazioni in merito all’esistenza di suoi Dati presso la Società e in merito ai trattamenti di dati personali posti in essere dalla Società, nonché ottenere l’accesso agli stessi;
  • chiedere ed ottenere la ricezione in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico dei suoi Dati che siano trattati con mezzi automatizzati; potrà richiedere, inoltre, il trasferimento dei dati ad altro titolare del trattamento;
  • chiedere e ottenere la cancellazione – e/o la limitazione del trattamento - dei suoi Dati qualora si tratti di dati o informazioni non necessari – o non più necessari – per le finalità che precedono, quindi decorso il periodo di conservazione indicato al paragrafo che precede.

Tali richieste potranno essere indirizzate alla Società cliccando qui, o attraverso altri canali che la Società dovesse mettere a disposizione degli interessati.

Potrà inoltre chiedere e ottenere la modifica e/o correzione dei suoi Dati, scrivendo a agenticonqord@pec.q8oils.it..

La informiamo che la Società ha provveduto a nominare un Responsabile della protezione dei dati personali, contattabile all’indirizzo dpoconqordoil@q8.it.

La informiamo infine che ai sensi della disciplina vigente può proporre eventuali reclami riguardanti i trattamenti di suoi dati personali al Garante per la protezione dei dati personali.